Cơ sở giáo dục không được chiếm giữ, hủy trái phép tài liệu sau sáp nhập
Bộ Nội vụ yêu cầu người đứng đầu cơ sở giáo dục trước sắp xếp phải chịu trách nhiệm nếu để xảy ra thất lạc, chiếm giữ hoặc tự ý hủy hồ sơ, tài liệu cho đến khi hoàn tất việc bàn giao.
Theo công văn mới gửi các địa phương liên quan đến sắp xếpcơ sở giáo dục, Bộ Nội vụ hướng dẫn chi tiết về chỉnh lý, quản lý và bàn giao hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau sáp nhập.
Theo đó, toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ sở giáo dục phải được thống kê và bàn giao nguyên trạng cho cơ sở giáo dục mới hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp.
Tài liệu của cơ sở giáo dục nào phải được quản lý theo phông lưu trữ của cơ sở giáo dục đó, bảo đảm nguyên tắc tập trung, không phân tán phông lưu trữ.
Đối với những công việc chưa giải quyết xong, cơ sở giáo dục cũ phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho cơ sở giáo dục mới hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp để tiếp tục quản lý.
Bộ Nội vụ cũng lưu ý các cơ sở giáo dục và cá nhân không được chiếm giữ, hủy trái phép tài liệu; không được làm hỏng hoặc để thất lạc tài liệu, phải bảo đảm an toàn tài liệu trong suốt quá trình bàn giao, quản lý và sử dụng.
Đối với tài liệu giấy và các tài liệu trên vật mang tin khác, cơ sở giáo dục có trách nhiệm thống kê, phân loại, đóng gói, niêm phong và xác nhận khối lượng toàn bộ hồ sơ, tài liệu, bao gồm hồ sơ cán bộ, viên chức, tài liệu tài chính, tài sản, hồ sơ chuyên môn dạy và học để bàn giao cho đơn vị tiếp nhận, quản lý.
Liên quan đến tài liệu số và cơ sở dữ liệu trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành, Bộ Nội vụ đề nghị cơ sở giáo dục phối hợp với đơn vị quản lý, vận hành hệ thống xác định đầy đủ phạm vi hồ sơ, tài liệu số và dữ liệu; thực hiện sao lưu, trích xuất và bảo toàn dữ liệu để phục vụ bàn giao.
Bộ Nội vụ hướng dẫn bàn giao hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau sáp nhập (Ảnh minh hoạ: Huyên Nguyễn).
Hồ sơ, tài liệu số phải được bàn giao cùng dữ liệu mô tả, thông tin quản lý và các thông tin cần thiết để bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, khai thác và sử dụng.
Công văn nêu rõ, việc bàn giao, tích hợp dữ liệu phải bảo đảm tính đầy đủ, toàn vẹn, xác thực sang tài khoản của cơ sở giáo dục mới, qua đó bảo đảm quá trình tiếp nhận và xử lý công việc được liên tục, không bị gián đoạn.
Đáng chú ý, đối với học bạ số, hồ sơ học sinh, dữ liệu tuyển sinh, dữ liệu kiểm định chất lượng giáo dục, cơ sở dữ liệu ngành Giáo dục và các hệ thống thông tin chuyên ngành, việc bàn giao phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, liên tục, đồng bộ và không làm gián đoạn việc khai thác, sử dụng.
Việc giao nhận hồ sơ, tài liệu phải được lập thành biên bản, kèm mục lục hồ sơ, tài liệu chi tiết. Biên bản phải thể hiện rõ tên phông hoặc khối tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng hồ sơ, tập, hộp, bó, gói, thùng, dung lượng dữ liệu, tình trạng xử lý nghiệp vụ và có đầy đủ chữ ký, đóng dấu của đại diện bên giao và bên nhận.
Bộ Nội vụ yêu cầu cơ quan quản lý chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan thành lập các tổ công tác để trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, bàn giao hồ sơ, tài liệu của các cơ sở giáo dục trước, trong và sau quá trình sắp xếp.
Đồng thời, người đứng đầu cơ sở giáo dục trước sắp xếp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu để xảy ra thất lạc, chiếm giữ hoặc tự ý hủy hồ sơ, tài liệu cho đến khi hoàn tất việc bàn giao.